Panduan Administrator

Menyiapkan LMS OBE untuk kampus Anda, mengelola pengguna dan kelas, serta menjaganya tetap sehat.

Urutan penyiapan awal

Kerjakan berurutan — tiap langkah menjadi bahan langkah berikutnya.

Identitas: Profil Kampus dan Pengaturan Tampilan (nama LMS, warna, zona waktu).
Data induk: Program Studi, Tahun Akademik, Mata Kuliah.
Pengguna: tambahkan atau aktifkan akun dosen dan mahasiswa.
Kelas: buat kelas, tetapkan dosen pengampu, lalu terbitkan (Published).
Komunikasi: email, WhatsApp, pengumuman.
Pelengkap: desain sertifikat, AI, lisensi.

Atur zona waktu sejak awalZona waktu menentukan jam buka/tutup pertemuan, batas pengumpulan tugas, dan timer ujian — terlepas dari zona waktu server hosting.

Menu	Untuk apa	Bagian
Dashboard, Statistik Aktivitas	Gambaran umum dan tren pemakaian.	↓
Program Studi, Tahun Akademik, Manajemen Mata Kuliah, Kelas & Penjadwalan	Data induk akademik.	↓
Manajemen Pengguna	Akun admin, dosen, mahasiswa.	↓
Pengumuman, Pengaturan Login, Pengaturan Email, Pengaturan WhatsApp, Laporan Mingguan Pimpinan	Komunikasi.	↓
Profil Kampus, Pengaturan Tampilan, Desain Sertifikat, Stiker Chat	Identitas dan tampilan.	↓
Laporan Kelengkapan Dosen, Layar Monitor Jadwal	Pemantauan.	↓
Pengaturan AI, Integrasi SPADA, Lisensi Aplikasi	Integrasi dan lisensi.	↓

Profil Saya

Klik Profil Saya di bagian bawah menu samping untuk mengubah foto profil (PNG, JPG, JPEG, atau WEBP, maks 3 MB), informasi akun (nama dan nomor WhatsApp), serta password (isi password lama, password baru, dan konfirmasinya). Karena akun administrator memegang akses penuh, gunakan kata sandi yang kuat dan jangan dibagikan.

Dashboard dan statistik

Dashboard menampilkan ringkasan jumlah data dan daftar kelas beserta mata kuliah, dosen pengampu, semester, dan status. Bila kosong, buat mata kuliah lalu kelasnya di menu Kelas & Penjadwalan. Statistik Aktivitas memuat Tren Aktivitas 30 Hari Terakhir, Mata Kuliah Paling Aktif, dan Mahasiswa Paling Aktif.

Data induk akademik

Program Studi

Klik + Tambah Program Studi: Kode, Nama Program Studi, Jenjang, Kampus Asal (opsional), dan Ketua Program Studi (opsional). Dosen yang dipilih sebagai ketua mendapat menu Laporan Kelengkapan Dosen. Program studi juga menentukan kelas mana yang tampil bagi tiap mahasiswa.

Tahun Akademik

Klik + Tambah Tahun Akademik (Tahun dan Semester), lalu Jadikan Aktif pada periode berjalan. Tahun akademik yang aktif terpilih otomatis di form kelas baru.

Mata Kuliah

Katalog mata kuliah: Kode Mata Kuliah, Nama Mata Kuliah, Program Studi, SKS, Semester, Deskripsi, dan Status. Dosen kemudian dapat menyunting deskripsi mata kuliah yang diampunya.

Kelas & Penjadwalan

Klik + Buat Kelas, pilih Mata Kuliah, isi Nama Kelas, dan pilih Tahun Akademik.
Pilih Dosen Pengampu. Boleh lebih dari satu (kelas team teaching); yang pertama menjadi Dosen Utama.
Isi jadwal: Hari, Jam Mulai, Jam Selesai, Ruangan. Jadwal ini dipakai oleh Layar Monitor Jadwal.
Kapasitas: batas jumlah mahasiswa (kosongkan bila tak terbatas). Kelas yang penuh tidak bisa diambil lagi.
Kolom Jenis Pembelajaran, Format Pembelajaran, Skema Akademik, Beban Belajar adalah teks bebas (opsional) untuk keterangan kelas.
Status: Draft (belum bisa dipilih mahasiswa) atau Published (bisa dipilih).

Setelah dibuat, dosen pengampu langsung melihat kelas itu di Mata Kuliah Saya.

Manajemen pengguna

Daftar dipisah tab Administrator, Dosen, Mahasiswa (dengan jumlahnya). Kolom pencarian mencari nama, email, atau NIM/NIDN-NUPTK.

Mengaktifkan pendaftar baru

Orang yang mendaftar sendiri berstatus nonaktif dan tidak bisa masuk sampai Anda mengaktifkannya.

Buka Manajemen Pengguna dan pilih tab perannya.
Geser sakelar status pengguna menjadi Aktif.
Sistem mengirim pemberitahuan “Akun Anda Telah Diaktifkan” lewat email dan/atau WhatsApp bila pengirimannya aktif.

Anda tidak bisa menonaktifkan akun Anda sendiri.

Menambah, mengubah, dan menghapus

+ Tambah Pengguna: Nama Lengkap, Email, NIM / NIDN-NUPTK, Nomor WhatsApp (opsional), Peran, Program Studi, Status, dan Password. Email dan nomor induk harus unik.
Ubah dan Hapus tersedia di tiap baris. Pengguna yang masih memiliki riwayat — kelas yang diampu, pendaftaran kelas, nilai, sertifikat, hasil kuis, atau pengumpulan tugas — tidak bisa dihapus; sistem akan menyebutkan alasannya. Untuk menutup akses tanpa kehilangan riwayat akademik, ubah statusnya menjadi Nonaktif.
Reset Password tidak menampilkan atau menetapkan sandi baru: sistem mengirim tautan reset (berlaku 1 jam) ke email pengguna, dan ke WhatsApp bila ada nomornya.

Komunikasi

Pengumuman global

Klik + Buat Pengumuman: Judul, Isi Pengumuman, dan Lampiran PDF opsional (maks 20 MB; diunggah otomatis setelah dipilih). Klik Publikasikan. Pengumuman global tampil di panel kiri halaman masuk dan halaman daftar akun.

Pengaturan Login → centang Aktifkan teks berjalan di halaman login dan isi Isi Teks. Teks bergerak dari kanan ke kiri di bagian paling atas halaman masuk — cocok untuk pengumuman singkat atau jadwal penting.

Pengaturan Email (SMTP)

Dipakai untuk email lupa password, notifikasi akun aktif, dan pengiriman tautan sertifikat.

Isi Host SMTP, Port, Enkripsi, Username SMTP, Password SMTP, Email Pengirim, Nama Pengirim dari penyedia email kampus (Gmail/Google Workspace, Zoho, atau email cPanel).
Centang Aktifkan pengiriman email, lalu Simpan Pengaturan.
Setelah menyimpan, isi Kirim email uji coba ke dan klik Kirim Email Uji Coba untuk memastikan koneksi benar-benar berhasil.

GmailUntuk Gmail/Google Workspace biasanya diperlukan App Password, bukan password akun biasa. Bila pengiriman dinonaktifkan, semua fitur email tidak mencoba mengirim apa pun.

Pengaturan WhatsApp

Isi API Key dan Nomor Pengirim dari penyedia WhatsApp Gateway Anda. Nomor memakai kode negara (62 untuk Indonesia), tanpa tanda + atau spasi. Centang Aktifkan pengiriman WhatsApp, simpan, lalu uji lewat Kirim Pesan Uji Coba.

Gateway ini juga dipakai oleh pesan WhatsApp massal dosen dan laporan mingguan pimpinan. Pengiriman massal sengaja diberi jeda agar tidak terbaca spam, namun nomor pengirim yang sama dipakai bersama — hindari mengirim berlebihan.

Laporan Mingguan Pimpinan

Ringkasan aktivitas mengajar dikirim otomatis lewat WhatsApp ke nomor pimpinan.

Di Laporan Mingguan Pimpinan, isi Cakupan Periode Laporan: Ambil data N minggu terakhir (bawaan 1 minggu), lalu Simpan. Bila diisi 2, “aktivitas minggu ini” dihitung dari 14 hari terakhir.
Tambahkan penerima: Nama, Jabatan, No. WhatsApp, lalu Tambah. Sakelar Aktif mengatur siapa yang menerima.
Jadwalkan cronjob mingguan (petunjuk ada di halaman itu).

Isi laporan: nama kampus, periode, tahun akademik, ringkasan kelas aktif dan tanpa aktivitas, rincian per pertemuan (akses, jumlah yang menyelesaikan, rating bintang), jumlah pengumpulan dan penilaian Tugas Terstruktur/Kegiatan Mandiri, serta catatan kriteria di bagian bawah. Seluruh dosen pengampu kelas tim ikut tercantum.

Arti “aktif”Kelas aktif = dosen menerbitkan/memperbarui minimal satu modul dalam periode itu. Tanpa aktivitas belum tentu dosen tidak mengajar tatap muka — hanya materinya belum diperbarui di LMS.

Identitas dan tampilan

Profil Kampus

Mengisi kop surat resmi untuk dokumen cetak: Nama Universitas, Nama Fakultas / Unit (opsional), Alamat, Telepon, Fax (opsional), Website, Email, dan Logo Kampus (PNG/JPG/SVG/WEBP, maks 5 MB). Pratinjau kop tampil di sisi kanan.

Link Pelaporan Kendala (opsional) — bila diisi (mis. tautan grup Telegram/WhatsApp), halaman masuk menampilkan tombol Ada Kendala? Laporkan disini yang membuka tautan itu. Kosongkan untuk menyembunyikannya. Hanya alamat http:// atau https:// yang diterima.

Pengaturan Tampilan

Nama LMS — tampil di menu samping, judul tab peramban, dan email otomatis.
Zona Waktu — pilih sesuai lokasi kampus.
Warna Dashboard (admin, dosen, mahasiswa) dan Warna Login & Halaman Publik — cukup satu warna; turunannya dihitung otomatis. Simpan dulu untuk melihat hasil sebenarnya.
Warna Petunjuk Penggunaan — warna halaman petunjuk ini (header, judul, tombol, dan diagram). Pratinjau di sisi kanan menunjukkan gambaran dan angka kontrasnya; Kembalikan ke bawaan mengembalikan hijau awal. Warna baru langsung berlaku begitu disimpan.

Batas keterbacaan warna petunjukWarna petunjuk ditolak bila kontrasnya terhadap putih di bawah 5:1 (terlalu terang), karena teks putih di header dan tautan di atas halaman krem akan sulit dibaca. Nuansa lain (tautan, sub-judul, diagram) diturunkan otomatis dan dijaga tetap terbaca, sehingga warna menengah seperti teal atau biru tua diterima, sedangkan kuning atau oranye terang ditolak. Karena petunjuk adalah halaman statis yang tidak membaca database, warnanya disimpan sebagai berkas uploads/doc_tema.css.

Desain Sertifikat

Atur Judul Sertifikat, Teks Pembuka, Nama Institusi, Logo Institusi, Nama Penandatangan, Jabatan Penandatangan, Tanda Tangan (opsional), Warna Aksen, serta watermark (teks dan/atau gambar dengan pengaturan transparansi). Gambar maksimal 5 MB. Lihat Contoh Sertifikat menampilkan pratinjau.

Berlaku ke semua sertifikatPerubahan desain berlaku untuk seluruh sertifikat yang dicetak mahasiswa, termasuk yang sudah pernah diterbitkan.

Stiker Chat

Stiker Chat → Tambah Stiker: unggah gambar (JPG/PNG/GIF/WEBP; otomatis diolah ulang dan diperkecil maks 512 px, 300 KB) dan isi Caption. Stiker muncul di panel stiker Chat Kelas untuk dosen dan mahasiswa.

Pemantauan

Laporan Kelengkapan Dosen

Pilih Tahun Akademik untuk melihat kelengkapan perangkat pembelajaran tiap dosen dan mata kuliah. Klik judul mata kuliah untuk melipat/membuka rincian di layar; Cetak selalu mencetak semua rincian.

Layar Monitor Jadwal

Menu Layar Monitor Jadwal membuka halaman /jadwal.php di tab baru — dirancang untuk layar TV/monitor di lobi atau ruang dosen. Halaman ini publik (tanpa login) dan menyegarkan diri tiap 60 detik. Kolomnya: Jam, Mata Kuliah, Kelas, Dosen, Ruangan, Sesi Berjalan, Akses Materi Mahasiswa, dan Aktif Sekarang (mahasiswa yang sedang membuka materi). Datanya diambil dari jadwal yang Anda isi di Kelas & Penjadwalan.

Integrasi dan lisensi

Pengaturan AI

Dua penyedia dapat diaktifkan terpisah: Claude (API Key diawali sk-ant-; biaya mengikuti tarif Anthropic) dan Google AI Studio (Gemini) (API Key dari aistudio.google.com; ada kuota gratis harian). Untuk masing-masing: isi API Key, pilih Model, centang aktifkan, Simpan, lalu Uji Koneksi. Kunci disimpan di server dan tidak ditampilkan utuh lagi.

Bila diaktifkan, dosen melihat tombol bantuan AI (rekomendasi nilai essay, penyusunan CPL/CPMK, modul, soal, forum, dsb.).
Dosen dapat memakai kunci Google AI Studio pribadinya (menu Profil Saya) sehingga tidak membebani kuota admin. Kunci pribadi dienkripsi dan tidak terlihat oleh admin.
Asisten Dosen di Chat Kelas selalu memakai kunci milik dosen — bukan kunci yang Anda isi di sini.

Integrasi SPADA

Mengirim data trafik akses modul mahasiswa ke SPADA Kemdiktisaintek setiap mahasiswa membuka modul. Isi Base URL API SPADA dan Token PT (Kode Auth Client) dari admin SPADA perguruan tinggi Anda, lalu centang Aktifkan pelaporan trafik ke SPADA. Tanpa token atau bila dinonaktifkan, skrip pelaporan tidak dimuat sama sekali. Perubahan berlaku langsung.

Lisensi Aplikasi

Lisensi terikat ke nama domain. Halaman Lisensi Aplikasi menampilkan Domain Aktif Saat Ini dan kolom Kode Lisensi. Bila aplikasi dipindah ke domain lain, kode lama tidak berlaku — minta kode baru ke penyedia aplikasi.

Bila lisensi tidak validHampir semua halaman menampilkan “Lisensi Tidak Valid”. Halaman masuk dan halaman Lisensi Aplikasi tetap bisa dibuka, sehingga admin dapat memasukkan kode yang benar. Dokumen petunjuk ini tidak terpengaruh karena berupa HTML statis.

Pemeliharaan teknis

Prasyarat server

PHP (disarankan 8.1 atau lebih baru) dan MySQL/MariaDB.
Ekstensi PHP yang dipakai berbagai fitur: pdo_mysql, curl (WhatsApp, AI, email), openssl (lisensi dan enkripsi kunci), gd (pengolahan gambar), mbstring, fileinfo, dan zip/dom (impor soal dari Word).
HTTPS sangat disarankan.

Berkas konfigurasi per domain

config/db.php berisi kredensial database, APP_URL, dan kunci-kunci yang berbeda di tiap domain. Jangan menimpanya saat memperbarui aplikasi. Folder uploads/ (materi, foto, jawaban tugas, dan doc_tema.css untuk warna petunjuk) juga jangan ditimpa atau dihapus.

Memperbarui aplikasi

Cadangkan database dan folder uploads/ terlebih dahulu.
Unggah berkas versi baru seluruhnya, bersamaan, kecuali config/db.php dan uploads/.
Jalankan berkas migration_*.sql yang belum pernah dijalankan di domain itu lewat phpMyAdmin — satu pernyataan per kali. Pesan “Duplicate column name” berarti sudah pernah dijalankan dan aman diabaikan.
Segarkan peramban dengan Ctrl+F5 dan periksa fitur yang berubah.

Pelajaran dari lapangan: jangan unggah sebagianDomain yang hanya sebagian berkasnya diperbarui adalah penyebab paling sering masalah “halaman kosong / Memuat… terus”. File PHP baru sering memanggil fungsi yang ada di file lain. Jika terjadi, periksa log galat PHP — pesan seperti “Call to undefined function” berarti ada berkas pendukung yang tertinggal. Fitur-fitur baru dirancang tetap aman bila migrasi belum dijalankan, tetapi berkasnya tetap harus lengkap.

Cronjob

Satu-satunya tugas terjadwal adalah Laporan Mingguan Pimpinan. Halaman Laporan Mingguan Pimpinan menampilkan perintah yang siap disalin: lewat CLI (php /path/ke/cron/laporan_mingguan_pimpinan.php) atau lewat URL dengan parameter kode rahasia (untuk hosting yang hanya mendukung “URL to fetch”). Jadwalkan mingguan, mis. Senin pagi.

Jaga kerahasiaan URL cronKode rahasia pada URL cron menjaga agar skrip tidak bisa dipicu sembarang orang. Jangan membagikannya. Kode itu berbeda di tiap domain.

Keamanan dan pencadangan

Batasi jumlah akun Administrator dan gunakan kata sandi yang kuat.
Cadangkan database dan folder uploads/ secara berkala (mis. mingguan) dan simpan di luar server.
Kunci API (AI, WhatsApp, SMTP) disimpan di server; jangan menempelkannya di chat atau tangkapan layar. Bila terlanjur terlihat, buat ulang kuncinya.
Pantau penyalahgunaan: dosen dapat menghapus pesan chat tidak pantas; admin dapat menonaktifkan akun.

Pemecahan masalah

Gejala	Kemungkinan penyebab	Tindakan
Pengguna baru tidak bisa masuk	Masih berstatus nonaktif.	Aktifkan di Manajemen Pengguna.
Mahasiswa tidak melihat kelas di Pilih Kelas	Kelas masih Draft, beda program studi, atau sudah penuh.	Terbitkan kelas; cek program studi mata kuliah dan kapasitas.
Dosen tidak melihat kelas	Belum ditetapkan sebagai dosen pengampu.	Ubah kelas dan pilih dosen pengampu.
Email tidak terkirim	Pengiriman nonaktif, kredensial SMTP salah, atau Gmail tanpa App Password.	Periksa Pengaturan Email; kirim email uji coba.
WhatsApp gagal	Gateway nonaktif atau API Key/nomor pengirim salah.	Periksa Pengaturan WhatsApp; kirim pesan uji coba.
Jam buka/tutup atau timer ujian meleset	Zona waktu belum diatur.	Atur di Pengaturan Tampilan.
“Lisensi Tidak Valid”	Domain berubah atau kode belum dimasukkan.	Masuk lewat halaman login, buka Lisensi Aplikasi, isi kode yang sesuai domain.
Halaman admin “Memuat…” terus atau kosong	Berkas tidak lengkap setelah pembaruan, atau migrasi tertinggal.	Unggah ulang seluruh berkas; jalankan migrasi yang belum; lihat log galat PHP.
Tombol AI tidak muncul bagi dosen	AI belum diaktifkan dan dosen belum menyimpan kunci pribadi.	Aktifkan di Pengaturan AI, atau minta dosen mengisi kunci di Profil Saya.
Warna petunjuk gagal disimpan (pesan “gagal ditulis ke uploads/doc_tema.css”)	Folder `uploads/` tidak dapat ditulis oleh server (izin folder).	Ubah izin folder `uploads/` (biasanya 755 atau 775 sesuai hosting). Pengaturan tampilan lain sudah tersimpan.
Warna petunjuk ditolak “terlalu terang”	Kontras terhadap putih di bawah 5:1.	Pilih warna yang lebih gelap; pratinjau menunjukkan angka kontrasnya.
Pengingat tenggat tidak pernah muncul di Chat Kelas	Migrasi pengingat belum dijalankan (kolom `is_sistem` dan tabel `kelas_chat_pengingat` belum ada), atau tugas belum memenuhi syarat (terbit, ada batas waktu, sisa kurang dari 3 hari).	Jalankan `migration_kelas_chat_pengingat.sql` lewat phpMyAdmin. Tidak perlu cron.
Dosen gagal menyematkan pesan chat (“belum aktif di server ini”)	Migrasi pesan tersemat belum dijalankan.	Jalankan `migration_kelas_chat_sematan.sql` lewat phpMyAdmin, lalu coba lagi.
Tombol “Ada Kendala?” tidak muncul di login	Link Pelaporan Kendala belum diisi (atau migrasinya belum dijalankan).	Isi di Profil Kampus.

← Panduan Dosen FAQ & Istilah →

Dokumen ini terbuka tanpa login. Diperbarui: Oktober 2026.

Panduan Administrator

Urutan penyiapan awal

Peta menu administrator

Profil Saya

Dashboard dan statistik

Data induk akademik

Program Studi

Tahun Akademik

Mata Kuliah

Kelas & Penjadwalan

Manajemen pengguna

Mengaktifkan pendaftar baru

Menambah, mengubah, dan menghapus

Komunikasi

Pengumuman global

Teks berjalan di halaman masuk

Pengaturan Email (SMTP)

Pengaturan WhatsApp

Laporan Mingguan Pimpinan

Identitas dan tampilan

Profil Kampus

Pengaturan Tampilan

Desain Sertifikat

Stiker Chat

Pemantauan

Laporan Kelengkapan Dosen

Layar Monitor Jadwal

Integrasi dan lisensi

Pengaturan AI

Integrasi SPADA

Lisensi Aplikasi

Pemeliharaan teknis

Prasyarat server

Berkas konfigurasi per domain

Memperbarui aplikasi

Cronjob

Keamanan dan pencadangan

Pemecahan masalah